La contabilidad rara vez se desordena de golpe. Se va atrasando poco a poco, hasta que llega un mes en que usted necesita un dato para decidir algo y no lo tiene. Estas son las señales que aparecen antes de ese momento, y qué hacer con cada una.
1. Las seis señales
- No sabe cuánto ganó el mes pasado. Si para responderlo tiene que abrir el banco y hacer cuentas de memoria, la contabilidad va atrasada.
- Descubre los impuestos a última hora. Cuando el monto a pagar es una sorpresa cada período, no hay registro al día que lo anticipe.
- Las cuentas del banco no le cuadran con sus registros. Una conciliación bancaria pendiente por meses esconde gastos duplicados, cobros no registrados y, a veces, errores del propio banco.
- Paga la planilla "a como salga". Si cada quincena se calcula manualmente y sin un respaldo claro, tarde o temprano aparece una diferencia.
- No distingue qué producto o servicio le deja dinero. Vender más no siempre es ganar más; sin números por línea, no hay forma de saberlo.
- Su contador le pide los mismos papeles varias veces. Señal de que la información llega incompleta y de que el cierre se está armando contra reloj.
Con dos de estas señales ya conviene revisar el proceso. Con cuatro o más, el riesgo deja de ser administrativo y pasa a ser financiero.
2. Qué revisar cada mes
Un cierre mensual básico no toma tanto tiempo y le da control. Como mínimo:
- Conciliación bancaria de todas las cuentas, incluidas las de pagos electrónicos.
- Cuentas por cobrar con su antigüedad: cuánto le deben y desde cuándo.
- Cuentas por pagar y los compromisos de las próximas semanas.
- Estado de resultados del mes, comparado con el mes anterior.
- Obligaciones del período ya calculadas, no estimadas de memoria.
Si esos cinco puntos están listos dentro de los primeros días del mes siguiente, su contabilidad está al día. Si se entregan semanas después, sirven para cumplir, pero ya no para decidir.
3. Separe lo personal de la empresa
Es el problema más común en empresas pequeñas y el que más enreda el trabajo contable: la misma cuenta bancaria y la misma tarjeta para gastos del negocio y de la casa.
Separe las cuentas, defina un retiro fijo para usted y registre cualquier movimiento entre ambos lados. Además de ordenar la contabilidad, es lo que le permite saber si la empresa realmente da utilidad o si se está sosteniendo del bolsillo del dueño.
4. Qué conviene delegar
No todo tiene que salir de su empresa, pero tampoco todo tiene que quedarse adentro. Lo que suele convenir delegar es el trabajo repetitivo y con reglas claras:
- Registro contable y conciliaciones.
- Cálculo y preparación de declaraciones.
- Planillas y cargas sociales.
- Facturación electrónica y control de comprobantes.
Lo que no conviene delegar es la decisión: qué precios pone, a quién le da crédito, en qué invierte. Para eso necesita los números a tiempo, que es justamente lo que se gana al delegar el registro.
5. Qué pedirle a quien lleva su contabilidad
- Una fecha de entrega. Qué día de cada mes recibe usted el cierre.
- Un reporte que se entienda. Si no lo entiende, no sirve, por más correcto que esté.
- Acceso a su propia información. Los libros y respaldos son de su empresa.
- Avisos antes, no después. Saber cuánto va a pagar con tiempo para prepararlo.
Esta guía es informativa y general. Para su caso concreto, y sobre todo para temas tributarios, consulte con un profesional que revise su situación específica.
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